Der Vorteil des ingenious Projekt-Workflows liegt u.a. darin, dass alle Projektdaten nur einmal erfasst werden müssen und alle verbundenen Dokumente daraus generiert werden. Dies geschieht über die Funktion "Projekt weiterschalten", die über den Button  der Symbolleiste gestartet wird.

 

Abhängig von der gewählten Option zum alten Dokument kann so der gesamte Workflow zu jeder Zeit nachvollzogen werden (für die Optionen "unverändert beibehalten" und "beibehalten und archivieren").

 

Die folgenden Optionen sind möglich:

 

Umwandeln in	Drop down mit allen verfügbaren Projekttypen, die in den Programmeinstellungen konfiguriert sind. Es ist immer der nächste logische Projekttyp vorausgewählt (Angebot -> Auftragsbestätigung -> Rechnung -> Lieferschein -> Gutschrift) bzw. der, der in den Projektdokumenten als Folgedokument definiert ist.
Dokumentennummer beibehalten	Das neue Dokument behält die Dokumentennummer vom alten Dokument
Kopf- und Fußtext beibehalten	Das neue Dokument behält Kopf- und Fußtexte des alten Dokuments
Zahlungen übernehmen	Zahlungen, die im Ursprungs-Dokument hinzugefügt wurden, werden in das neue Dokument übertragen. Das macht z.B. Sinn, eine Zahlung, die schon im Projektstatus Auftragsbestätigung geleistet wurde, mit in die zu erstellende Rechnung zu übernehmen. Das Aktivieren der Checkbox wird dagegen nicht empfohlen, wenn die Funktion "Projekt weiterschalten" dafür genutzt wird, ein Dokument für einen anderen / fremden Vorgang zu kopieren, weil evtl. ähnliche Positionen enthalten sind und Aufwand gespart werden soll oder etwa wenn ein Kunde das gleiche noch einmal kauft. Wird in solch einem Fall die Zahlung mit übernommen, so können Forderungen verloren gehen, weil eine Rechnung mit übernommener (vollständigen) Zahlung nicht im Mahnlauf erscheint.
unverändert beibehalten	Bestimmt über Radio-Buttons (nur eine der Optionen kann ausgewählt werden), ob das Ursprungsdokument so wie es ist beibehalten werden soll oder...
beibehalten und archivieren	...ob das Dokument beibehalten aber archiviert werden soll. Es wird dann das Flag "archiviert" gesetzt und das Dokument wird in Listenansichten grau dargestellt. Archivierte Dokumente können über die Statusfilter ein- oder ausgeblendet werden.
nicht beibehalten	Wird die Option "altes Dokument nicht beibehalten" gewählt, so wird das Ursprungsdokument aus der Datenbank gelöscht.

 

Weiterschalten eines Projekts

 

Das neue Projekt enthält i.d.R. die gleichen Positionen wie das Ursprungsdokument. Nur Alternativ- und Optionalpositionen werden nicht aus einem Angebot in einen höheren Projektstatus übernommen.

Das neue Dokument wird entsprechend der Projekt- und Positionsdaten und der hinterlegten Textvorlage aufgebaut und kann weiter bearbeitet werden.

 

Weitergeschaltenes Projektdokument